銷售和其他電話外呼主要使用電話與現(xiàn)有或潛在客戶聯(lián)系。事實上，70%的外呼團隊使用電話與潛在客戶聯(lián)系。由于呼出和呼入電話仍然是許多企業(yè)的主要通信渠道之一，因此了解電銷公司外呼系統(tǒng)的工作原理很有幫助。讓我們開始吧。
外呼系統(tǒng)的基礎(chǔ)知識
“外呼”表示這些呼叫的傳輸方式。外呼系統(tǒng)是傳出呼叫。當(dāng)您的企業(yè)發(fā)起或撥打?qū)儆诳蛻艋驖撛诳蛻舻牡谌诫娫捥柎a時，就會發(fā)生這種情況。另一方面，呼入電話是指您的企業(yè)收到來自現(xiàn)有或潛在客戶的電話。
冷呼叫和熱呼叫是通常用于描述兩種類型的外呼系統(tǒng)的術(shù)語。通過冷呼叫，您可以聯(lián)系不了解您企業(yè)產(chǎn)品或服務(wù)的潛在客戶。因此，冷電話通常是出乎意料的，往往會讓潛在客戶措手不及。
當(dāng)您聯(lián)系對您的產(chǎn)品表示興趣或與您的業(yè)務(wù)互動的人時，您可以撥打熱情電話。這些電話往往對客戶來說并不那么令人驚訝，因為他們以前曾與公司合作過。企業(yè)致電現(xiàn)有和潛在客戶的原因有很多。外呼系統(tǒng)的常見原因包括：
市場調(diào)查
回調(diào)
貸款
電話營銷
通知和提醒
后續(xù)行動
調(diào)查和反饋
內(nèi)部銷售
外呼電話的目標(biāo)通常是吸引人們進(jìn)行購買或教育您公司的潛在客戶。外呼系統(tǒng)性能是通過平均處理時間（AHT）、轉(zhuǎn)化率、首次呼叫解決率、占用率、每位用戶的平均呼叫數(shù)和客戶滿意度等指標(biāo)來衡量的。
處理電銷公司外呼系統(tǒng)
外呼系統(tǒng)通常由銷售代表、營銷團隊、客戶成功團隊等處理。您的企業(yè)處理外呼系統(tǒng)的方式取決于公司的規(guī)模、平均呼叫數(shù)和頻繁呼叫類型。以下是處理外呼系統(tǒng)的一些方法：
外呼系統(tǒng)處理方法
內(nèi)部呼叫中心–通過這種方法，您的員工可以直接處理辦公室內(nèi)的所有電銷公司外呼系統(tǒng)。此設(shè)置看起來會有所不同，具體取決于您公司的規(guī)模。例如，小型企業(yè)可能使用一小群銷售代表，而大公司可能擁有整個團隊或內(nèi)部呼叫中心來提供電話外呼。
外包聯(lián)絡(luò)中心–您還可以外包您的呼出呼叫服務(wù)。這意味著第三方聯(lián)絡(luò)中心（存在于您的企業(yè)外部）代表您管理您的呼出呼叫。
如何構(gòu)建外呼系統(tǒng)策略
您可以通過有效的策略促進(jìn)銷售、產(chǎn)生合格的潛在客戶并推動業(yè)務(wù)增長。但是，如何建立強大的外呼策略呢？一起來看看吧。
1.設(shè)定可實現(xiàn)的目標(biāo)
概述您的目標(biāo)會為您和您的團隊提供一些切實的目標(biāo)。它還可以幫助您將策略和精力集中在特定目標(biāo)上。定義電話外呼的主要目標(biāo)后，請與團隊進(jìn)行溝通。您可以使用平均處理時間（AHT）、轉(zhuǎn)化率和首次呼叫解決率（上面列出了更多內(nèi)容）等指標(biāo)來跟蹤進(jìn)度和成功率。
2.開發(fā)分段呼叫列表
與其創(chuàng)建一個主呼叫列表，不如開發(fā)更小的分段呼叫列表。例如，您可以為待續(xù)訂的客戶生成呼叫列表，根據(jù)其工作角色組織另一個呼叫列表，或者為放棄購物車的客戶生成呼叫列表。這些細(xì)分市場將根據(jù)您的業(yè)務(wù)需求、行業(yè)、客戶痛點、目標(biāo)受眾等而有所不同。使用這種方法，您的團隊可以更好地定位客戶和潛在客戶，同時了解他們的偏好和行為。在此過程中，您可以提高企業(yè)的轉(zhuǎn)化率。
3.使用正確的技術(shù)
選擇外呼系統(tǒng)工具時，請考慮您的目標(biāo)、預(yù)算和并發(fā)外呼系統(tǒng)數(shù)。大多數(shù)傳出呼叫服務(wù)使用云電話進(jìn)行商務(wù)呼叫。這是因為VoIP提供了更高的靈活性，更好的語音質(zhì)量和更多的成本節(jié)約。其中許多服務(wù)還具有有用的功能，可以更好地進(jìn)行外呼系統(tǒng)管理。以下是一些有利于外呼系統(tǒng)團隊的云通信功能：
來電顯示管理–您可以使用其他電話號碼隱藏或屏蔽您的撥出來電顯示。此功能還可以保護(hù)團隊的呼叫者信息，尤其是在家或旅途中工作時。此外，您可以在撥打國際電話時顯示特定于國家/地區(qū)的來電顯示。
配置熟悉的本地呼叫者ID可鼓勵收件人應(yīng)答您的呼叫。通過簡單地讓客戶或潛在客戶回答，您可以提高轉(zhuǎn)化率、促進(jìn)銷售并增加收入。
軟電話–軟電話是一種鍵盤工具，可讓您通過支持IP的設(shè)備撥打和接聽商務(wù)電話。因此，您可以將軟電話用于入站和外呼系統(tǒng)。
軟電話對于電話外呼特別有用，因為它可以將任何設(shè)備（包括計算機和智能手機）變成商務(wù)電話。這為您的團隊提供了靈活性，并使他們能夠經(jīng)濟高效地與國際客戶建立聯(lián)系。
•客戶關(guān)系管理（CRM）軟件–CRM可幫助您管理公司與潛在客戶和客戶的關(guān)系和互動。因此，它們對于外呼系統(tǒng)團隊派上用場。使用此軟件，您可以記錄和記錄重要的客戶數(shù)據(jù)和參與情況。這有助于建立更好的整體服務(wù)并改善客戶關(guān)系。
4.通過培訓(xùn)和激勵賦予員工權(quán)力
雖然精心設(shè)計的目標(biāo)、通話清單和正確的技術(shù)當(dāng)然可以幫助銷售代表，但完成交易并實現(xiàn)目標(biāo)取決于您的員工。因此，培訓(xùn)和再培訓(xùn)代理至關(guān)重要。通過為您的團隊提供產(chǎn)品、目標(biāo)受眾，當(dāng)然還有他們的角色的知識來增強他們的能力。教他們?nèi)绾翁幚砭芙^和具有挑戰(zhàn)性的情況。您可以使用通話錄音等工具進(jìn)行培訓(xùn)并監(jiān)控其進(jìn)度。
通過提供全面的培訓(xùn)和支持，您將幫助建立團隊的信心，并確保他們充分發(fā)揮潛力。不要忘記獎勵員工的成長！使用獎品、健康的比賽或傭金來激勵和慶祝他們的偉大工作。
5.分析和優(yōu)化您的呼出呼叫策略
實施策略后，跟蹤進(jìn)度和成功率非常重要。這允許您根據(jù)需要進(jìn)行更改并改進(jìn)外呼策略。它最終會讓你更接近實現(xiàn)目標(biāo)。您可以使用呼叫詳細(xì)信息記錄和呼叫分析等VoIP功能來訪問重要的呼叫指標(biāo)。
外呼系統(tǒng)的實踐
除了精心設(shè)計的策略之外，了解有效的外呼系統(tǒng)服務(wù)的一些行業(yè)最佳實踐會很有幫助：
進(jìn)行客戶和市場調(diào)查
要構(gòu)建成功的撥出呼叫服務(wù)，您需要關(guān)注客戶。但是，如果您不了解客戶，您如何關(guān)注他們？這就是客戶和本地市場研究發(fā)揮作用的地方。進(jìn)行這項研究為您的企業(yè)提供了有關(guān)目標(biāo)消費者痛點、偏好和行為的寶貴數(shù)據(jù)。您可以使用調(diào)查、訪談、反饋等來收集此信息。市場研究使您能夠打造更加個性化、有效和有針對性的服務(wù)，從而提高銷售和轉(zhuǎn)化率。
創(chuàng)建用戶友好的腳本
如果您的團隊使用腳本進(jìn)行外呼系統(tǒng)，請確保它易于理解。消除客戶旅程中的任何障礙。這包括從腳本中刪除行業(yè)或技術(shù)術(shù)語。盡可能分解復(fù)雜的產(chǎn)品和服務(wù)。這樣，客戶始終與您在同一頁面上。
偏離腳本
不要害怕偏離你的劇本！更多地將其用作指南，而不是強制性程序。這有助于使業(yè)務(wù)人性化，為個性化交互留出空間。
跟進(jìn)
銷售和其他電話外呼需要后續(xù)呼叫才能證明成功。研究表明，80%的銷售在5次隨訪后關(guān)閉。因此，跟進(jìn)所有潛在客戶和客戶至關(guān)重要。這并不一定意味著一遍又一遍地打電話給同一個人。座席可以在聊天后通過電子郵件向客戶發(fā)送其他信息，甚至要求反饋。這種做法推動了轉(zhuǎn)化率和銷售額。一旦他們有時間考慮您的初始對話，它允許您回答任何問題或疑慮。
電銷公司外呼系統(tǒng)策略好處
使用上述策略和最佳實踐，您將為現(xiàn)有和潛在客戶提供最佳的傳出服務(wù)。事實上，強大的外呼策略對企業(yè)有利，原因有很多：
促進(jìn)出境銷售
產(chǎn)生更多潛在客戶
提高品牌、產(chǎn)品、服務(wù)和營銷活動的知名度
更有效地定位客戶
提高轉(zhuǎn)化率
與客戶建立長期關(guān)系
增加收入
推動業(yè)務(wù)增長
提高客戶忠誠度和客戶生命周期價值（CLV）
