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如果您發(fā)現(xiàn)自己對“什么是外呼呼叫系統(tǒng)”感到好奇，那么您來對地方了。通過了解外呼呼叫系統(tǒng)的目的以及啟動和運行電話外呼所需的條件，您將能夠確定是否是將其添加到您的業(yè)務的合適時機。學習最佳實踐和正確的技術(shù)將指導您最大限度地發(fā)揮電話外呼呼叫的潛力和利潤。
什么是外呼呼叫系統(tǒng)？ 電話外呼是業(yè)務運營的一種功能，它雇用客戶支持外呼座席和/或銷售代表向第三方（即客戶、潛在客戶或其他企業(yè)）撥打電話。
電話外呼可以專門處理外呼任務的呼叫系統(tǒng)，也可以將電話外呼呼叫和呼入呼叫組合在一起。與呼入電話呼叫不同，外呼呼叫系統(tǒng)可以定義為由銷售或支持代表撥打第三方電話號碼（如潛在客戶或客戶）發(fā)起的呼叫。根據(jù)業(yè)務類型和較大的行業(yè)，公司將電話外呼用于以下目的：

電話營銷銷售呼叫

客戶服務電話

市場調(diào)研

非營利或慈善籌款

更新聯(lián)系人列表

調(diào)查外聯(lián)

客戶通知

向其他商家索取信息

售后跟進

但是，電話外呼只有在高效和有效的情況下才能實現(xiàn)其目的。通過使用指標來衡量電話外呼的績效，公司將改善客戶體驗，這對他們的保留率和聲譽產(chǎn)生積極影響。

電話外呼關注的一些重要領域是擁有干凈準確的呼叫列表，將客戶的歷史記錄放在他們面前，以及具有高連接率和轉(zhuǎn)化率。 外呼呼叫系統(tǒng)是否應成為呼叫中心運營的一部分？ 在決定將外呼呼叫系統(tǒng)作為整體業(yè)務計劃的一部分時，了解此功能的用途非常重要。影響您設置外呼呼叫系統(tǒng)功能決策的其他因素是呼叫中心的位置和預算。

如果您的商業(yè)計劃包括上述項目符號中列出的目的之一，則外呼呼叫系統(tǒng)功能可能適合您的公司。大多數(shù)現(xiàn)代電話外呼使用具有電源撥號器功能的數(shù)字工具，允許客戶支持外呼座席和服務臺外呼座席快速調(diào)出聯(lián)系人的號碼并自動撥打。使用智能集成，他們可以同時訪問通話記錄，因此一旦電話響起，他們就會獲得適當?shù)男畔⒑蜕舷挛摹?/p> 通過將呼出電話與您的CRM軟件集成，您的呼叫外呼座席將能夠以個人方式做出響應，這是客戶高度重視的。外呼呼叫系統(tǒng)軟件還將支持遵守法規(guī)。
在評估實施外呼呼叫系統(tǒng)策略時，位置是一個重要的考慮因素。與虛擬呼叫中心相比，現(xiàn)場呼出電話有利有弊。一些公司更喜歡使用固定的位置，在那里他們可以控制員工和安全。在做出此決定之前，權(quán)衡辦公費用的成本非常重要。
對于需要電話外呼呼叫功能且無法管理相關辦公費用的公司，虛擬呼叫中心可能是一種選擇。員工在家工作，從而降低了設置成本。現(xiàn)場和虛擬呼叫中心可以選擇使用遠程團隊或分布式團隊。 外呼呼叫系統(tǒng)最佳實踐 電話外呼的許多呼叫中心最佳實踐都圍繞著合規(guī)性和提供出色的客戶體驗。

從法律角度來看，呼叫中心企業(yè)需要了解外呼呼叫系統(tǒng)的法律要求。中國法律賦予您的聯(lián)系人選擇不接收銷售和營銷電話的權(quán)利。

如果他們要求您將他們的名字添加到國家請勿呼叫注冊表 （DNC），您必須遵守。《電話消費者保護法》（TCPA） 列出了外呼電話撥號方法、預先錄制的消息、通話時間和其他信息的規(guī)則。如果您的呼叫中心沒有針對合規(guī)性進行設置，您將面臨巨額罰款和聯(lián)系人的強烈反對風險。

遵守呼叫中心的最佳實踐將幫助您的呼叫座席以同理心和聯(lián)系做出真正的回應，從而從您的客戶那里獲得最佳響應。

從第一個電話開始就給人留下良好的第一印象至關重要。以這樣的方式編寫腳本，即呼叫外呼座席可以背誦它們，而不會像罐頭或過度排練一樣。鼓勵他們注意自己的語氣，確保語氣積極和熱情，同時保持真誠。
雖然客戶喜歡個人風格，但請敦促您的座席專注于他們打電話的原因。您的客戶過著忙碌的生活，當您尊重他們的時間時，他們會很感激。
確保支持外呼座席在客戶說“你好”之前就了解他們的需求。呼叫外呼座席撥打的號碼屬于貴公司可以提供的特定需求的人。外呼呼叫系統(tǒng)可以幫助分類他們的特定需求和痛點，您可以利用這些信息提供更好的客戶服務和支持。
一般來說，支持座席會受到不好的評價，因為人們厭倦了呼叫中心座席，這些座席將時間浪費在他們并不感興趣的銷售電話上。基于云的電話系統(tǒng)和其他數(shù)字應用程序使聯(lián)絡呼叫中心座席能夠以準確的信息處理呼叫，滿足他們的需求，并允許客戶在短時間內(nèi)恢復他們的其他活動。 衡量外呼有效性的方法 考慮從活動、客戶服務和生產(chǎn)力方面衡量電話外呼呼叫的方法。