管理一個項目涉及跟蹤一百零一件事——項目任務(wù)和活動、多個文件和文檔、截止日期、里程碑、項目資源、預(yù)算，應(yīng)有盡有。這可以在紙上完成，甚至可以使用電子表格完成，但隨著時間的推移，事情變得過于復(fù)雜，項目的一些關(guān)鍵元素開始被忽視。
跟蹤項目各個方面的更好方法是使用項目管理系統(tǒng)。項目管理軟件通過為您提供管理項目的中心位置并允許您自動化項目工作流程來提高您和您的團(tuán)隊的生產(chǎn)力。
但是，投資項目管理軟件真的值得嗎？如果您選擇投資一個，您應(yīng)該尋找哪些關(guān)鍵功能？
什么是項目管理系統(tǒng)？
項目管理系統(tǒng)是指一組軟件應(yīng)用程序和工具，使項目經(jīng)理能夠輕松、有效、快速地完成其日常項目管理職責(zé)。
使用項目管理軟件，項目經(jīng)理可以輕松地將項目分解為可管理的任務(wù)和活動，同時管理多個項目，管理項目資源以及將任務(wù)分配給團(tuán)隊成員。
項目管理系統(tǒng)還允許項目經(jīng)理跟蹤和控制項目支出，增強項目團(tuán)隊內(nèi)部的協(xié)作，并訪問數(shù)據(jù)，使他們能夠做出更好的決策。
項目管理軟件可以為您簡化的一些功能和活動包括......
創(chuàng)建和分配項目任務(wù)
項目進(jìn)度和截止日期跟蹤
成本估算、預(yù)算和成本控制
項目溝通和協(xié)調(diào)團(tuán)隊協(xié)作
創(chuàng)建項目報告
資源配置
項目風(fēng)險管理
文檔共享和管理
時間跟蹤和管理
錯誤和錯誤管理
項目績效分析
變更管理
為什么要使用項目管理系統(tǒng)
項目管理系統(tǒng)對項目經(jīng)理非常有益，這就是為什么它們變得如此受歡迎的原因。以下是您應(yīng)該考慮在下一個項目中使用項目管理系統(tǒng)的幾個原因......
1. 提高生產(chǎn)力
項目管理系統(tǒng)允許您自動執(zhí)行管理項目工作，例如將任務(wù)分配給團(tuán)隊成員、將工作傳遞到生產(chǎn)線以及發(fā)送通知和提醒。這可以提高生產(chǎn)力，因為您現(xiàn)在有時間專注于更有意義的任務(wù)。
此外，項目管理軟件使您可以更輕松地識別阻礙項目的瓶頸，并在它們成為實際問題之前解決它們。
2. 更好的可見性
項目管理系統(tǒng)為您提供了一個中心位置來保持對整個項目的監(jiān)督。
您可以查看所有項目任務(wù)的進(jìn)度，將實際進(jìn)度與計劃進(jìn)度進(jìn)行比較，監(jiān)控資源分配，并實時跟蹤團(tuán)隊績效。
3. 提高問責(zé)制和透明度
使用項目管理系統(tǒng)，所有團(tuán)隊成員都可以查看所有項目任務(wù)、分配給這些任務(wù)的團(tuán)隊成員以及任務(wù)的狀態(tài)和進(jìn)度。
這種透明度可以提高問責(zé)制和團(tuán)隊績效，因為團(tuán)隊成員可以監(jiān)控彼此的行為并相互問責(zé)。
4. 改善溝通和團(tuán)隊協(xié)作
項目管理系統(tǒng)不是跨多個平臺進(jìn)行脫節(jié)的溝通，而是為您的團(tuán)隊提供所有項目溝通的中心位置。
您可以向項目任務(wù)添加注釋、標(biāo)記相關(guān)團(tuán)隊成員、將文件和文檔附加到任務(wù)、發(fā)布項目范圍的公告等。
這意味著某些事情不太可能被忽視，因為所有通信都在一個地方完成。它還使團(tuán)隊成員更容易理解每個通信背后的上下文，因為他們可以輕松引用項目管理系統(tǒng)中的先前線程并訪問任務(wù)附件。
項目管理系統(tǒng)的主要特點
您對項目管理系統(tǒng)的選擇將對項目的成功產(chǎn)生巨大影響，因此確保您選擇最適合您需求的解決方案非常重要。
選擇項目管理系統(tǒng)時應(yīng)注意的一些關(guān)鍵功能包括......
1. 易用性
您獲得項目管理系統(tǒng)的主要原因是因為您想簡化工作。因此，選擇一個復(fù)雜且難以使用的項目管理系統(tǒng)是沒有意義的。
相反，您應(yīng)該尋找一個直觀的項目管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)具有用戶友好的界面、簡單的功能、拖放功能以及快速響應(yīng)的客戶支持等功能。
2. 計劃和調(diào)度功能
一個好的項目管理系統(tǒng)需要具有允許您計劃項目任務(wù)并安排如何執(zhí)行這些任務(wù)的功能。您應(yīng)該能夠設(shè)置任務(wù)的截止日期、將任務(wù)分配給團(tuán)隊成員、設(shè)置周期性任務(wù)、為任務(wù)設(shè)置不同的優(yōu)先級等。
大多數(shù)項目管理系統(tǒng)還將包括甘特圖工具和看板，使您能夠可視化任務(wù)計劃并跟蹤項目進(jìn)度。
可靠的項目管理系統(tǒng)還需要支持項目依賴關(guān)系，這使您可以可視化不同項目任務(wù)之間的關(guān)系，以及一個任務(wù)的延遲如何影響其他任務(wù)以及整個項目的完成。
3. 自定義工作流程
大多數(shù)項目管理系統(tǒng)都帶有一些預(yù)先構(gòu)建的工作流程。但是，每個項目都是不同的，具有獨特的要求和獨特的可交付成果。
這同樣適用于項目團(tuán)隊——每個團(tuán)隊都有自己獨特的工具和技術(shù)。處理不同項目的不同團(tuán)隊不可能使用相同的工作流程。
因此，在選擇項目管理系統(tǒng)時，您應(yīng)該選擇支持自定義工作流的系統(tǒng)。這使您可以自由地構(gòu)建自己的工作流程，這些工作流程最適合您團(tuán)隊的獨特技術(shù)和流程，以及每個項目的獨特要求。
4. 團(tuán)隊協(xié)作工具
項目通常涉及由少數(shù)人組成的團(tuán)隊，有時甚至數(shù)百人，具體取決于項目的規(guī)模。
無論項目團(tuán)隊的規(guī)模如何，一個好的項目管理系統(tǒng)都需要使團(tuán)隊成員易于協(xié)同工作和協(xié)作。
您應(yīng)該尋找的一些團(tuán)隊協(xié)作功能包括...
消息和即時聊天功能
任務(wù)注釋
討論區(qū)
文件共享功能
共享日歷
團(tuán)隊儀表板
5. 第三方集成
當(dāng)今的平均業(yè)務(wù)高度數(shù)字化，幾乎所有任務(wù)都使用各種數(shù)字工具處理——銷售和營銷、客戶支持、訂單履行、發(fā)票和計費，應(yīng)有盡有。
