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辦公室里通常使用兩種電話系統(tǒng)：關鍵系統(tǒng)（KS）和個人分支交換機（PBX）。兩種系統(tǒng)的區(qū)別如下：
KS通常應用于規(guī)模較小的公司，它由組線路組成，這些線路由本地交換通信公司（LEC）或其他電話公司提供。對于外界來說，所有的線路只對應一個電話號碼，當有電話打入時，系統(tǒng)會自動選擇接入一條可用的線路，然后提示被叫應答。當有電話打出時，主叫只需先選擇一條空閑的線路，然后再撥打被叫號碼。辦公系統(tǒng)的內部通話只需在KS內部進行轉接。
PBX系統(tǒng)的主控部分是小型的電路交換機，它通過一條或多條T1干線或ISDNPRI干線接入LEC。對系統(tǒng)來話可采用白動轉接的方式，也可采用人工轉接的方式，轉接系統(tǒng)會把來話轉接到被叫分機。另外，PBX系統(tǒng)的用戶要想往系統(tǒng)外打電話必須經過以下幾個步驟：
（1）拿起話筒，聽到由PBX交換機傳來的撥號音；
（2）撥打接通外線的號碼（通常為9）；
（3）聽到由LEC傳來的撥號音；
（4）撥打被叫號。
使用PBX系統(tǒng)撥打內部電話時，只需直接撥打分機號碼，而無需撥打接通外線的號碼。PBX系統(tǒng)并不是把呼叫直接連到被叫電話（這是KS系統(tǒng)采取的方式），而是要經過PBX交換機進行轉接。
對于以上的定義還存在不少的爭議，商業(yè)電話系統(tǒng)的廠商也沒有對它們的產品進行明確的分類。許多新式的KS系統(tǒng)也可以像PBX系統(tǒng)那樣連接PSTN，由于這兩種辦公電話系統(tǒng)在特征和功能上都極為相似，所以現在很多KS系統(tǒng)都試圖做成把兩種系統(tǒng)的優(yōu)點綜合起來的混合系統(tǒng)。在本章的后續(xù)部分，傳統(tǒng)的辦公電話系統(tǒng)將被統(tǒng)稱為PBX系統(tǒng)，只有涉及到這兩種系統(tǒng)的區(qū)別時才會專門提到KS系統(tǒng)。一個典型的PBX系統(tǒng)網絡結構如圖9-1所示。
圖9-1一個典型的PBX網絡
所有的辦公電話系統(tǒng)都應該提供比直接使用PSTN系統(tǒng)更多的服務，這些服務包括：
（1）會議電話?？梢园岩徊炕蚨嗖侩娫掃B接到一條或多條外線，從而實現多方通話。
（2）呼叫轉移?？梢园褜δ骋环謾C的呼叫轉移到另一部分機，或轉移到PSTN上的另一部電話。一個典型的應用就是當被叫外出時，把呼叫轉移到被叫的手機，從而使被叫無論到哪里都能接收到呼叫。
（3）接話轉移。當某部分機振鈴時，可通過另一部分機接話。
（4）主叫顯示。在電話的液品顯示屏上顯示主叫號碼或主叫姓名。
（5）播放音樂。在系統(tǒng)的接續(xù)過程中播放音樂。
（6）振鈴轉移。當電話打到總服務臺，而總服務臺無人值守時，振鈴會自動轉移到辦公系統(tǒng)里的空閑電話，由別的辦公人員接聽。通常，PBX系統(tǒng)還提供以下兩項附加服務：
（7）語音信箱。語音信箱最基本的功能就是每一部分機都可記錄各自的來話信息。這項服務已經開展了很長時間，功能比較完善，包括消息轉移和消息通告等。
（8）白動應答系統(tǒng)。使用一個用計算機軟件編寫的智能平臺來決定電話應該接續(xù)到哪一部分機，并指示PBX交換機完成接續(xù)。通常這種服務要求用戶通過輸入數字來選擇服務種類，例如提示用戶“查詢銷售信息輸入1，查詢服務信息輸入2”等。自動應答系統(tǒng)可以做得很簡單，也可以做得很復雜。比較完善的系統(tǒng)還具有自動呼叫分配（ACD）能力。
上述的所有服務都必須按照公司的政策、習慣和安全制度來進行設置和管理。例如，要求用戶在接入語音信箱或撥打長途電話前必須輸入密碼等。因此，PBX系統(tǒng)還必須使用一個管理控制平臺來負責服務的設置和管理，而且這個管理控制平臺應該是易于使用的，因為人們習慣性地認為管理電話系統(tǒng)也應該像使用電話系統(tǒng)那樣簡單。
如果某個公司需要類似PBX系統(tǒng)的服務，但卻找不出專門的技術人員去維護PRX系統(tǒng)，那么它可以向市話交換分局中請“虛擬專用電話系統(tǒng)”服務，此項服務是通過普通電話線或ISDN電話線提供的，包含了PBX系統(tǒng)的基本功能。典型的功能包括公司內部電話不計費、呼叫轉移和呼叫等待等。如果每個月交納一定的額外費用還可以增加一些功能，包括語音信箱和自動轉接服務等，這些功能使得“虛擬專用電話系統(tǒng)”完全可以和PBX系統(tǒng)相媲美。
